Rosnące wymagania prawne, większa odpowiedzialność pracodawców i presja na bezbłędne rozliczenia sprawiają, że obszar kadr i płac staje się jednym z najbardziej obciążonych elementów działalności firm. Każda pomyłka w dokumentach czy wypłatach może oznaczać konsekwencje finansowe, a tempo zmian ustawowych nie pozostawia miejsca na improwizację. Właśnie dlatego przedsiębiorcy coraz częściej szukają modelu, który daje stały dostęp do specjalistów i przewidywalny koszt. Czy to moment, w którym outsourcing HR staje się strategicznym wsparciem dla biznesu?

Dlaczego firmy odchodzą od własnych działów kadr?

Dane GUS jasno pokazują, jak bardzo obciążający stał się obszar administracji personalnej: w 2024 r. koszty pracy wzrosły o 12,4% r/r (źródło: „Wynagrodzenia i koszty pracy w 2024 r.” – GUS). Do tego dochodzi większa liczba obowiązków dokumentacyjnych i konieczność śledzenia kolejnych zmian przepisów, które pojawiają się praktycznie co kwartał.

„Raport o stanie sektora MŚP 2024” PARP potwierdza z kolei, że ponad 60% firm z sektora MŚP ma trudności z utrzymaniem specjalistów administracyjnych, w tym pracowników kadr i płac. Rotacja w tych działach rośnie, a cały proces rekrutacji i wdrożenia nowych osób staje się dodatkowym kosztem, który przedsiębiorcy muszą brać pod uwagę.

Sytuację dodatkowo komplikują liczne zmiany wprowadzone w latach 2023–2024 przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, m.in.:

• nowelizacje dotyczące pracy zdalnej,
• aktualizacje minimalnego wynagrodzenia,
• nowe zasady dotyczące dokumentacji pracowniczej,
• zmiany sposobu ustalania składki zdrowotnej.

Każda z tych zmian oznacza konieczność aktualizacji dokumentów, systemów i procedur. W efekcie prowadzenie kadr wewnątrz organizacji wymaga dziś większych nakładów finansowych i dodatkowych kompetencji, czego wiele firm nie jest w stanie zapewnić własnymi zasobami.

Outsourcing kadr i płac jako przewidywalne wsparcie

Wiele organizacji decyduje się na outsourcing kadr i płac, powierzając obsługę personalną firmom takim jak HRK. Dzięki temu odpowiedzialność za zgodność z przepisami, poprawność rozliczeń i bezpieczeństwo danych przechodzą na zewnętrzny zespół specjalistów, który stale monitoruje zmiany w prawie i reaguje na nie na bieżąco.

Zakres wsparcia obejmuje m.in.:

• prowadzenie e-teczek osobowych,
• naliczanie wynagrodzeń oraz obsługę deklaracji ZUS, PIT i PPK,
• przygotowanie dokumentów dla PIP i ZUS,
• obsługę czasu pracy, wniosków, delegacji i umów,
• przygotowywanie regulaminów oraz doradztwo w zakresie prawa pracy,
• pełną digitalizację procesów kadrowych.

Takie podejście pozwala firmie zachować jakość i ciągłość obsługi, a jednocześnie unikać kosztów związanych z etatem, szkoleniami oraz utrzymaniem i aktualizacją systemów kadrowych.

Ile faktycznie można zyskać?

Dane PARP z „Raportu o stanie sektora MŚP 2024” pokazują, że firmy przekazujące zadania administracyjne na zewnątrz obniżają koszty zaplecza organizacyjnego średnio o 20–30%. Wynika to przede wszystkim z:

• braku konieczności utrzymania etatów w dziale kadr,
• braku kosztów licencji systemów kadrowo-płacowych,
• redukcji wydatków na szkolenia i aktualizacje przepisów.

GUS w publikacji „Czas pracy w 2023 roku” zwraca uwagę, że osoby odpowiedzialne za obsługę kadrową poświęcają na te obowiązki przeciętnie 40–50 godzin miesięcznie. W przedsiębiorstwach, w których cała administracja spoczywa na jednej osobie, każda dodatkowa zmiana w przepisach zwiększa ryzyko błędów i opóźnień, a to bezpośrednio przekłada się na bezpieczeństwo i stabilność organizacji.

Zgodność i bezpieczeństwo – dlaczego to tak istotne?

W obszarze kadr i płac największe trudności przedsiębiorstw dotyczą najczęściej dokumentacji pracowniczej, rozliczania czasu pracy oraz poprawnego naliczania wynagrodzeń. To właśnie te elementy w czasie kontroli generują ryzyko korekt i dodatkowych kosztów. Błędne prowadzenie teczek osobowych, niepełna ewidencja przepracowanych godzin czy nieprawidłowo naliczane dodatki potrafią obciążyć firmę zarówno finansowo, jak i organizacyjnie.

Profesjonalny outsourcing kadr i płac ogranicza te zagrożenia, ponieważ dokumentacja trafia w ręce specjalistów, a procesy są stale monitorowane i na bieżąco dostosowywane do obowiązujących przepisów. Dzięki temu firmy zyskują stabilność operacyjną, dostęp do wiedzy ekspertów i przewidywalność kosztów. To elementy, które w zmieniającym się otoczeniu prawnym wspierają codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Artykuł zewnętrzny.