Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) wydaje się na pierwszy rzut oka prostą procedurą – kupujesz towar od kontrahenta z innego kraju UE, otrzymujesz fakturę bez VAT, a następnie samodzielnie rozliczasz podatek w Polsce. Jednak w praktyce przedsiębiorcy bardzo często popełniają błędy, które prowadzą do korekt, kontroli, a niekiedy nawet dotkliwych sankcji podatkowych. WNT to dziedzina, w której drobne pomyłki mają duże znaczenie, ponieważ błędne rozliczenie VAT może wpłynąć zarówno na zobowiązania podatkowe, jak i prawo do odliczeń. Ten obszerny artykuł przedstawia najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców oraz wskazuje, jak ich skutecznie unikać, aby rozliczenia unijne były zgodne z przepisami i bezpieczne dla firmy.

Dlaczego rozliczanie WNT wciąż sprawia trudności?

Chociaż przepisy dotyczące WNT funkcjonują w Polsce od lat, wielu przedsiębiorców nadal ma problem z ich stosowaniem. Wynika to najczęściej z kilku przyczyn: niejasnej dokumentacji od zagranicznych kontrahentów, mylenia WNT z innymi rodzajami transakcji, braku wiedzy na temat rejestracji VAT-UE czy niewłaściwej interpretacji momentu powstania obowiązku podatkowego. Dodatkowo w handlu europejskim występuje wiele przypadków niestandardowych, jak zakupy marketplace, pośrednie magazynowanie czy transakcje łańcuchowe, co utrudnia klasyfikację zdarzeń.

Zrozumienie podstaw i unikanie typowych pułapek pozwala jednak prowadzić rozliczenia WNT bez stresu, a nawet z pewną rutyną, która chroni przed błędami.

Błąd nr 1: Brak rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem transakcji

Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest dokonanie zakupu w UE bez wcześniejszej rejestracji do VAT-UE. Przedsiębiorca kupuje towar, podaje swój NIP, a następnie jest zaskoczony, gdy zagraniczny kontrahent nalicza VAT w swojej stawce lub odmawia wystawienia faktury bez podatku. Rejestracja do VAT-UE powinna zostać dokonana PRZED złożeniem pierwszego zamówienia. Brak rejestracji nie oznacza, że WNT nie powstaje, ale może powodować masę komplikacji: konieczność korekt, dodatkowe koszty i podejrzenia ze strony fiskusa.

Błąd nr 2: Mylenie WNT z importem lub zakupem krajowym

Nie każdy zakup od firmy z UE oznacza WNT. Wśród przedsiębiorców panuje błędne przekonanie, że jeśli sprzedawca ma siedzibę w innym kraju UE, to transakcja automatycznie podlega zasadom WNT. Tymczasem WNT wymaga fizycznego przemieszczenia towarów między państwami.

Typowe pomyłki to:

zakup od firmy z UE, ale towar wysłany z magazynu znajdującego się w Polsce,
zakup towarów od osoby prywatnej z UE,
zakup, w którym transport zaczyna się poza UE, np. w Chinach – mimo że sprzedawca ma siedzibę w kraju członkowskim.

Te przypadki nie stanowią WNT i powinny być rozliczane zupełnie inaczej. Jeśli nie jesteś pewien, czy transakcja spełnia definicję WNT, warto zajrzeć tu: https://forexrev.com/pl/co-to-jest-wnt-wewnatrzwspolnotowe-nabycie-towarow/

Błąd nr 3: Niepoprawny moment powstania obowiązku podatkowego

WNT ma swój charakterystyczny moment powstania obowiązku podatkowego, który nie zawsze pokrywa się z datą dostawy. Przepisy mówią jasno: obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury przez sprzedawcę, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy.

Przedsiębiorcy często:

czekają na dokumenty transportowe i księgują dopiero po ich otrzymaniu,
dokonują rozliczenia dopiero po zapłacie faktury,
przesuwają ujęcie transakcji na późniejsze miesiące z powodu błędów w dokumentach.

To prowadzi do deklaracji niezgodnych z przepisami, a urząd skarbowy natychmiast podczas kontroli wychwytuje różnice między datą wystawienia faktury a datą księgowania.

Błąd nr 4: Nieprawidłowe ustalenie kursu waluty

Kolejną często spotykaną pomyłką jest użycie niewłaściwego kursu walutowego do przeliczenia wartości faktury. Wielu przedsiębiorców stosuje kurs z dnia dostawy albo z dnia zapłaty, co jest błędem.

Zgodnie z prawem należy stosować kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Jeżeli więc faktura zostanie wystawiona 10. dnia miesiąca, a towar dotarł 3 dni wcześniej, stosuje się kurs z dnia 9., a nie 3. czy daty zapłaty.

Różnice kursowe mogą wydawać się nieistotne, ale przy dużych transakcjach mają wpływ na kwotę VAT. Przy kontroli podatkowej błędne kursy są jedną z pierwszych rzeczy, które wychodzą na jaw.

Błąd nr 5: Brak prawa do odliczenia VAT przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT

Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT często nie zdają sobie sprawy, że mogą mieć obowiązek rozliczenia WNT po przekroczeniu limitu 50 000 zł rocznie. W takim przypadku muszą zapłacić VAT, ale nie mają prawa go odliczyć, co sprawia, że transakcja staje się obciążeniem finansowym.

Wielu przedsiębiorców orientuje się o tym dopiero przy kontroli lub podczas sporządzania rocznego podsumowania zakupów unijnych. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto prowadzić bieżącą ewidencję wartości WNT, nawet jeżeli firma nie jest podatnikiem VAT.

Błąd nr 6: Nieprawidłowe oznaczenia w JPK V7

Nawet jeśli przedsiębiorca prawidłowo rozliczy VAT należny i naliczony, może popełnić błąd w części ewidencyjnej JPK V7. Brak właściwego oznaczenia pola WNT lub błędne wartości podstawy opodatkowania prowadzą do niezgodności między deklaracją a ewidencją.

Urząd skarbowy szybko wyłapuje takie nieścisłości, ponieważ systemy automatycznie analizują zgodność danych. W efekcie przedsiębiorca musi składać korekty i nierzadko tłumaczyć się z opóźnień.

Błąd nr 7: Brak weryfikacji numeru VAT-UE kontrahenta

Jeżeli sprzedawca nie ma aktywnego numeru VAT-UE, nie może wystawić faktury w procedurze odwrotnego obciążenia. Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro firma funkcjonuje na rynku, to na pewno jest czynnym podatnikiem VAT, co nie zawsze jest prawdą.

Brak weryfikacji może prowadzić do błędów, a nawet zakwestionowania transakcji przez fiskusa. Numery VAT-UE należy zawsze sprawdzać w systemie VIES – zajmuje to kilka sekund i chroni przed poważnymi problemami.

Błąd nr 8: Brak dokumentów potwierdzających przemieszczenie towarów

W praktyce urzędy skarbowe coraz częściej pytają o dokumenty transportowe potwierdzające, że towar rzeczywiście został przemieszczony z innego kraju UE do Polski. Choć formalnie nie są one wymagane do rozliczenia VAT, ich brak w sytuacjach wątpliwych może skomplikować sprawę.

Firmy, które nie gromadzą takich dokumentów, w razie kontroli mają utrudnione zadanie udowodnienia zgodności transakcji z przepisami.

Błąd nr 9: Rozliczanie WNT dopiero po opłaceniu faktury

Niektórzy przedsiębiorcy kierują się błędnym przekonaniem, że rozliczenie VAT jest możliwe dopiero po opłaceniu faktury. Tymczasem przy WNT płatność nie ma znaczenia dla rozliczenia podatkowego. Można zapłacić tydzień, miesiąc, a nawet dwa miesiące później – moment obowiązku podatkowego i tak już minął.

Opóźnienia w rozliczeniach mogą powodować zaległości podatkowe, a te generują odsetki. Urzędy skarbowe bardzo często wychwytują takie sytuacje, ponieważ zagraniczni kontrahenci raportują swoje transakcje w ramach europejskich systemów.

Błąd nr 10: Ujmowanie VAT należnego i naliczonego w różnych okresach

Najpoważniejszy i najczęściej analizowany błąd dotyczy przedsiębiorców, którzy wykazują VAT należny w jednym miesiącu, a VAT naliczony w innym. Tymczasem przy WNT oba elementy muszą znaleźć się w tym samym okresie rozliczeniowym.

Jeśli przedsiębiorca ujął VAT należny, a zapomniał o VAT naliczonym, powstanie zaległość podatkowa. Jeśli odwrotnie – urząd zakwestionuje prawo do odliczenia. Konsekwencje takich rozbieżności bywają dotkliwe.

Jak skutecznie unikać błędów przy WNT?

Najważniejsze jest zrozumienie podstaw — kiedy powstaje WNT, jakie warunki musi spełniać transakcja, jak wygląda obowiązek podatkowy i jaką dokumentację trzeba zgromadzić.

Warto także:

prowadzić regularną ewidencję wszystkich zakupów z UE,
zawsze weryfikować numery VAT-UE,
pilnować terminów powstawania obowiązku podatkowego,
kontrolować kursy walut,
precyzyjnie analizować dokumenty wysyłkowe,
regularnie szkolić pracowników księgowości lub powtarzać audyty dokumentacji.

Porządek i konsekwencja to najlepsza ochrona przed błędami, a automatyzacja księgowości może znacząco ułatwić procesy związane z rozliczaniem transakcji unijnych.

Podsumowanie: WNT nie musi być trudne, ale wymaga uważności

Choć WNT jest mechanizmem neutralnym podatkowo, potrafi sprawić wiele problemów, jeśli przedsiębiorca nie zna szczegółowych zasad jego rozliczania. Błędy pojawiają się najczęściej w momencie rozliczenia VAT, niewłaściwego ustalenia momentu obowiązku podatkowego czy błędnej kwalifikacji transakcji.

Świadomość najczęstszych pułapek pozwala skutecznie ich unikać i prowadzić firmę w pełni zgodnie z przepisami. Przedsiębiorca, który potrafi właściwie rozpoznać WNT i wie, jakie dokumenty powinien gromadzić, może bez obaw handlować z całą Europą.

Artykuł powstał przy współpracy z partnerem serwisu.