Klient pyta o montaż w swoim biurze, a początkujący przedsiębiorca podaje cenę pracy i materiałów. Dopiero podczas wyjazdu pojawia się opłata za autostradę, a po powrocie okazuje się, że potrzebna będzie jeszcze jedna wizyta. Każdy z tych wydatków może być niewielki wobec wartości zamówienia. Problem zaczyna się wtedy, gdy dojazdy powtarzają się regularnie, a oferta nie wyjaśnia, kto i w jakim zakresie je finansuje. Wycena dojazdu powinna wynikać z planu realizacji usługi. Nie trzeba tworzyć rozbudowanego modelu transportowego, żeby przestać traktować opłaty drogowe jako przypadkowy ubytek w wynagrodzeniu.

Najpierw policz wizyty, potem kilometry

W firmie usługowej jedna sprzedaż nie zawsze oznacza jedną podróż. Może obejmować oględziny, pomiar, właściwe wykonanie i odbiór prac. Część tych spotkań da się połączyć albo przeprowadzić zdalnie, ale dopóki nie zostanie to uzgodnione, kosztorys powinien uwzględniać realny sposób realizacji zamówienia. Szczególnie łatwo pominąć wyjazd rozpoznawczy: przedsiębiorca odbywa go przed podpisaniem umowy, a później nie przypisuje już do kosztu pozyskania i obsługi tego klienta.

Przed podaniem ceny odpowiedz na kilka pytań:

• Ile wizyt jest potrzebnych i które z nich mogą odbyć się tego samego dnia?
• Jaki samochód pojedzie na każdą wizytę i czy będzie ciągnął przyczepę?
• Które płatne odcinki obejmuje trasa w obie strony?
• Co zmieni dodatkowy dojazd spowodowany rozszerzeniem zamówienia?

Powrót też ma swój koszt. Jeśli po wykonaniu usługi jedziesz od razu do innego klienta, nie przypisuj bez zastanowienia pełnej trasy powrotnej do dwóch zleceń. Przyjmij spójną metodę podziału wspólnego przejazdu i zapisz ją w kalkulacji. Dzięki temu można porównywać rentowność zamówień bez zawyżania jednych i pomijania kosztów drugich.

Opłaty sprawdzaj dla wybranej trasy

Liczba kilometrów nie wystarcza do ustalenia kosztu myta. Dwie podobnie długie trasy mogą prowadzić przez inne odcinki, mieć różnych zarządców i wymagać innych metod rozliczenia. Nawigacja pomoże ułożyć przejazd, lecz do wyceny potrzebne są aktualne warunki opłat dla konkretnego pojazdu oraz miejsc wjazdu i zjazdu. Zachowaj robocze założenia obliczenia, żeby później dało się wyjaśnić różnicę między planem a rachunkiem.

Nie zakładaj też, że każda autostrada jest płatna dla Twojego auta albo że jedno konto obejmuje wszystkie drogi. W polskich realiach trzeba rozróżniać system e-TOLL i płatne odcinki koncesyjne. Zasady zależą od rodzaju pojazdu i drogi, a usługa automatycznego rozliczania ma określony zakres działania.

Jeżeli firma wykonuje zlecenia poza krajem, wycenę przygotuj osobno dla zagranicznych fragmentów podróży. Nie przenoś na nie krajowej kategorii pojazdu ani sposobu naliczania opłat. Na etapie oferty lepiej ustalić warunki danej trasy, niż dopisywać później do rachunku klienta wydatek, którego wcześniej nie uzgodniono.

Dwa czytelne sposoby ujęcia dojazdu

Pierwszy model polega na włączeniu dojazdu do łącznej ceny usługi. Klient widzi jedną kwotę, a przedsiębiorca we własnej kalkulacji ujmuje paliwo, opłaty drogowe i czas podróży. Takie podejście ułatwia przedstawienie oferty, pod warunkiem że jasno określono zakres prac oraz liczbę uwzględnionych wizyt. Przy stałej cenie to firma musi ocenić, czy przyjęte założenia są wystarczające. Nie powinno się opierać ich na najtańszym możliwym wariancie, jeśli harmonogram zwykle wymaga innego przejazdu.

Drugi model przewiduje osobną pozycję za dojazd: uzgodnioną kwotę albo zwrot określonych wydatków według ustalonych zasad. Trzeba wtedy opisać, czego dotyczy ta pozycja, jakie potwierdzenia będą potrzebne i czy klient ma wcześniej zatwierdzać zmianę trasy. Sama formuła „dojazd dodatkowo płatny” pozostawia zbyt wiele miejsca na odmienne oczekiwania.

Wybierz model pasujący do sposobu współpracy. Najważniejsze, aby nie doliczać drugi raz opłat, które już znalazły się w cenie pakietu.

Przykładowo oferta obejmująca pomiar i montaż może od razu wskazywać dwa dojazdy w cenie. Jeśli klient później zamówi trzecią wizytę dotyczącą nowych prac, jej warunki można uzgodnić przed wyjazdem. To znacznie czytelniejsze niż wysyłanie po zakończeniu realizacji zbiorczej dopłaty za wszystkie podróże, również te, które wykonawca od początku przewidywał.

Rezerwa powinna mieć konkretne uzasadnienie

Objazd, inny punkt dostawy czy konieczność przewiezienia większego sprzętu mogą zmienić koszt transportu. W kalkulacji warto uwzględnić rozsądny zapas wynikający z rzeczywistych niewiadomych. Nie ma jednej poprawnej wartości procentowej dla wszystkich usług. Powtarzalny dojazd do biura klienta i jednorazowy montaż w kilku lokalizacjach wymagają innych założeń, dlatego rezerwę dobrze powiązać z nazwanym ryzykiem, na przykład niepotwierdzoną liczbą wizyt.

Oddziel przy tym czas podróży od samych opłat drogowych. Bezpłatna trasa może wymagać dłuższej jazdy, a zaoszczędzona kwota nie zawsze rekompensuje utracony termin kolejnego spotkania. Ocena powinna uwzględniać cały dzień pracy: dostępność kierowcy, godzinę umówionej wizyty i możliwość połączenia zleceń. Nie trzeba automatycznie wybierać szybszej drogi; chodzi o świadomy wybór wariantu, który pasuje do organizacji firmy.

W roboczym kosztorysie możesz zapisać trzy osobne wartości: przewidywane opłaty, pozostałe koszty przejazdu i czas, którego nie przeznaczysz na wykonanie kolejnej usługi. Takie rozdzielenie pomaga zobaczyć, gdzie powstaje różnica między ofertami dla klientów bliskich i odległych.

Po realizacji sprawdź założenia oferty

Do porównania planu z wykonaniem nie jest potrzebny osobny system dla każdego klienta. Wystarczy zestawienie zawierające oznaczenie zlecenia, datę wizyty, trasę oraz przypisane opłaty. Przy wspólnym rachunku za kilka przejazdów zachowaj szczegóły, które pozwolą odróżnić poszczególne wyjazdy. Dokument otrzymany później powinien dać się połączyć z konkretną realizacją, a nie pozostać anonimowym kosztem samochodu.

Organizację płatności dla pierwszego firmowego auta omawia również materiał: https://www.fakt.pl/wydarzenia/pierwsze-auto-w-firmie-jak-najprosciej-rozliczac-przejazdy-platnymi-drogami/0ms3bmr. Dla osoby układającej ofertę najważniejsze jest przełożenie wybranej metody rozliczenia na przewidywalny koszt zlecenia i czytelne uzgodnienia z klientem.

Po kilku podobnych zamówieniach porównaj liczbę planowanych i rzeczywistych wizyt. Jeżeli regularnie dochodzi jeden dodatkowy przejazd, popraw założenia następnej oferty albo organizację realizacji. W ten sposób doświadczenie z drogi wpływa na cenę kolejnej usługi, zamiast dopiero po miesiącu tłumaczyć, dlaczego pracochłonne zlecenie przyniosło mniejszy zarobek, niż zakładałeś.

Artykuł partnera